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错账的查找方法及更正方法

会计人员在记帐过程中,可能会发生各种各样的差错,如重记、漏记、数字颠倒、数字错位、数字记错、科目记错、借贷方向记反等。当这些错误发生后应及时找出差错,并予以更正。

常用的错账查找方法有:

一、除二法记账中发生的借贷方记反或红蓝字记反,这时我们可以采用除二法进行查账。采用除二法时错账差数一定是偶数,只要将差数用二除得的商就是错账数。例如:某月资产负债表借贷的两方余额不平衡,其错账差数是3750.64元,这个差数是偶数,它就存在“反向”的可能,那么我们可以以3750.64/2=1875.32元,这样只要去查找1875.32元这笔账是否记账反向就是了。

二、除九法记账中常会发生前后两个数字颠倒、三个数字前后颠倒和数字移位。它们共同特点是错账差数一定是九的倍数和差数每个数字之和也是九的倍数,因此,这类情况均可应用“除九法”来查找。下面分三种情况来讲:

第一种情况是两数前后颠倒,除以上共同特点外还有其固有的特点,就是错账差数用九除得的商是错数前后两数之差,例如:差数是9那么错数前后两数之差是1.如10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“倒数”。若将21误记12,则差数是9,以9/9=1,那么错数前后两数之差肯定是1,这样只要查10、21、32、43、54、65、76、87、89及其各“倒数”就是了。无需在与此无关的数字中去查找。

第二种情况是三个数字前后颠倒,它具有共同特点外也有其固定的特点,就是三位数前后颠倒的错账差数都是99的倍数,差数用99除得的商即是三位数中前后两数之差。例如:三位数头与尾两数之差是1,那么数字颠倒后的差数是99,如100-001、221-122、334-433、445-544、655-556、766-667、889-988、998-899其的差数都是99.

第三种情况是数字移位或称错位,它的特点除它的差数和差数每个数字之和是九的倍数外,也有其固定的特点,就是数字移位的错误,只要将差数用九除得的商就是错账数。例如:2000错记为200或20000,它的差数为1800和18000,它们的差数和每个数字之和都是九的倍数,将差数分别用九除得的商则是200和2000,只要查找这数字就查到记账移位的错误了。

三、差数法根据借贷双方合计数的差数查找错账的方法。主要查找借方金额或贷方金额漏记的错误。例如:错账差数是800元,本期内发生800元的账有五笔,这就可以重复查找800元的账是否漏记或重记就是了。

四、尾数法所有账户的借方发生额合计数和贷方发生额的合计数的差额,看其尾数,乃至小数点以后的角或分的数字。对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分,以提高查错的效率。

五、顺查法当错账发生笔数较多,各种错账混杂一起时,不能用一种方法查出,那就必须用“顺查法”来查。查账程序基本上与记账程序一样,每查对一笔就在账的后端做一个符号,这样一笔笔查下去直至错账被查出。

错账更正方法:

一、划线更正将错误的文字或数字划一条红色横线注销,在划线的上方用蓝字或黑字将正确的文字或数字填写在同一行的上方位置,并由更正人员在更正处盖章,以明确责任。(适用范围:编制的记账凭证没有错误,而是在登记账簿时发生错误,导致账簿记录的错误)

二、红字更正先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证,并据以用红字登记入账,冲销原有错误的账簿记录,再用蓝字或黑字填制一张正确的记账凭证,并据以用蓝字或黑字登记入账。而当记账凭证中只是所记金额大于应记的正确金额,可将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向、应借应贷会计科目相同的记账凭证,并据以登记入账,以冲销多记金额,求得正确金额。

三、补充登记记账凭证中只是所记金额小于应记的正确金额时,将少记的金额用蓝字或黑字填制一张与原错误记账凭证所记载的借贷方向、应借应贷会计科目相同的记账凭证,并据以登记入账,以补记少记金额,求得正确金额。

 

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